Startup · Resurse umane · Articol · Actualizat 2026
Dosarul de personal
Documentele obligatorii într-un dosar de angajat, cum le organizezi, pentru cât timp le păstrezi și ce trebuie să respecți GDPR/REVISAL.
Dosarul de personal este colecția documentelor angajatorului despre un angajat. Există obligații legale stricte privind ce trebuie să conțină, cum se păstrează și cât timp. Un dosar incomplet/dezorganizat = amenzi ITM și risc în litigii.
Conținutul obligatoriu
- Cerere de angajare și CV-ul prezentat la angajare.
- Copia actului de identitate.
- Copia diplomelor și certificatelor de studii/calificare.
- Cazier judiciar (dacă e cerut de natura postului).
- Certificat medical apt de muncă — emis de medicul de medicina muncii.
- Contractul Individual de Muncă (CIM) semnat de ambele părți.
- Fișa postului semnată de angajat.
- Acte adiționale la CIM (orice modificare a salariului, postului, programului).
- Documente de instruire — protecția muncii, PSI, GDPR, regulament intern.
- Decizii de încadrare, sancțiuni disciplinare, evaluări de performanță.
- Cereri și aprobări de concediu — de odihnă, fără plată, medical.
- Documente la încetare CIM — demisie/acord/concediere, lichidare salariu, adeverință vechime.
Organizarea dosarului
- Dosar fizic — fiecare angajat are propriul dosar, cu opis (lista documentelor și data introducerii).
- Numerotare cronologică — facilitează verificarea de către ITM.
- Stocare sigură — fișet/cabinet închis, acces limitat, log de consultări.
- Digital + fizic — scan-uri pentru backup; original fizic obligatoriu pentru anumite documente.
Cât timp se păstrează?
| Document | Durată minimă păstrare |
|---|---|
| CIM, acte adiționale | 75 ani de la angajare |
| State de plată | 50 ani |
| Documente vechime | 75 ani |
| Pontaj | 5 ani |
| Cereri concediu | 2 ani după aprobarea inspecției ITM |
| Documente protecția muncii | 5-10 ani |
Atenție GDPR: dosarul de personal conține date personale sensibile. Trebuie protejat cu acces controlat, log-uri de accesare, măsuri tehnice. Încălcarea = amenzi de până la 4% din cifra de afaceri.
REVISAL — Registrul electronic
REVISAL (Registrul General de Evidență a Salariaților) este sistemul online al ITM unde se înregistrează toți angajații:
- Înregistrare obligatorie cu cel puțin o zi înainte de începerea activității.
- Modificări CIM se transmit înainte sau cel mult în ziua modificării.
- Acces prin inspectiamuncii.ro cu certificat digital.
- Sancțiuni: 3.000-10.000 lei pentru ne-înregistrare/întârziere.
Instrumente de gestiune HR 2026
- Soft contabilitate cu modul HR: Saga, ASIS — gestiunea documentelor + payroll integrat.
- HRIS-uri moderne: Personio, BambooHR, HiBob — dosare digitale, fluxuri aprobare, employee self-service.
- Semnătură electronică: pentru acte adiționale, formulare interne — accelerează semnificativ procesele.
Documentele te apără
Un dosar de personal complet și ordonat te apără în litigii, audituri ITM și controale ANSPDCP. Investește în disciplina de a-l ține mereu actualizat — costul efortului zilnic e nesemnificativ vs. costul unei amenzi sau a unui proces pierdut.